Come funziona un software di fatturazione elettronica? Istruzioni per l’uso

La fatturazione elettronica è ormai un obbligo per la maggior parte delle imprese e dei professionisti in Italia. Questo cambiamento ha aumentato la trasparenza del sistema fiscale, nell’ottica di combattere attivamente l’evasione fiscale.

Come era lecito aspettarsi, negli ultimi anni sono pertanto aumentati i software di fatturazione digitale. Attraverso questi programmi, i professionisti possono amministrare in maniera semplice e veloce il loro lavoro.

Ad oggi è possibile scegliere tra numerose alternative: con un programma di fatturazione elettronica in cloud è possibile emettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche beneficiando della tecnologia cloud, che permette l’accesso da qualsiasi dispositivo (PC, smartphone e tablet), in totale comodità e con la massima sicurezza.

Funzioni principali di un software di fatturazione elettronica

In estrema sintesi, un buon software di fatturazione elettronica consente di gestire tutte le operazioni legate alla fiscalità di un’attività professionale. Il suo compito principale è quello di permettere agli utenti di generare fatture nel formato richiesto dall’Agenzia delle Entrate, ovvero in XML, e di trasmetterle in automatico attraverso il Sistema di Interscambio (SdI).

Le potenzialità non si esauriscono qui. I software possono anche permettere di ricevere le fatture elettroniche dei fornitori direttamente nel programma, di registrale in pochi clic e di porle in automatico in conservazione digitale a norma di legge.

Inoltre, alcuni dispongono di una strumenti che facilitano l’analisi delle entrate e delle uscite. Attraverso un’interfaccia intuitiva sarà così possibile monitorare lo stato delle fatture emesse e ricevere notifiche sugli incassi così da avere sempre sotto controllo la situazione finanziaria complessiva.

Vantaggi dell’uso di un software di fatturazione elettronica

L’introduzione della fatturazione elettronica è stata accolta in maniera generalmente favorevole. Uno degli aspetti più apprezzati dei software è senza dubbio la loro capacità di ridurre gli errori, dal momento che molti dei processi sono automatizzati. Nel caso di clienti abituali è inoltre possibile duplicare le fatture e modificarne solo alcuni aspetti, per snellire ulteriormente il processo.

La riduzione degli errori è garantita anche dai controlli pre-invio che permettono di verificare se la fattura contiene errori prima che venga trasmessa all’Agenzia delle Entrate. Qualora ci si accorgesse di avere comunque sbagliato qualcosa nella compilazione del documento, sarà possibile annullarlo (se la fattura non è stata ancora trasmessa al SdI) oppure emettere una nota di credito/debito.

Come emettere una fattura elettronica

Il processo di emissione è estremamente semplice. Dopo aver effettuato l’accesso al software, il primo passo consiste nell’inserire i dati anagrafici e fiscali del cliente. Se questo è già stato registrato nel sistema, basterà invece semplicemente selezionarlo dalla rubrica.

A questo punto si può compilare la fattura elettronica. In molti casi non è nemmeno necessario indicare il numero progressivo, dato che esso viene automaticamente rilevato dal software. Tra i campi da completare si trovano la data, la descrizione dei prodotti o servizi forniti e l’importo da pagare. Completano lo scenario una serie di funzioni utili a specificare l’aliquota IVA applicata o, nel caso di fatture emesse senza addebito IVA e di importo superiore a 77,47 euro, l’applicazione dell’imposta di bollo.

Una volta completata la compilazione, è importante effettuare un controllo finale per assicurarsi che non ci siano errori. Se tutto è corretto, la fattura viene convertita automaticamente in formato XML e inviata prima al Sistema di Interscambio e, dopo un breve lasso di tempo, al destinatario finale.

Articolo realizzato in collaborazione con FattureInCloud.